Заповнення і ведення чекової книжки
Отримання готівки в банку здійснюється за висунутій в банк чеку.
Форма грошового чека законодавчо не встановлена, тому кожен банк має право сам розробити власну форму, зберігши при цьому обов'язкові реквізити.
Щоб отримати чекову книжку організація повинна подати відповідну заяву в банк, який здійснює розрахунково-касове обслуговування її розрахункового рахунку.
Зазвичай в чекової книжці міститься 25 або 50 сторінок, кожна з яких складається з двох частин: власне чека, що підлягає здачі в банк, і корінця, який залишається в організації.
Грошова чекова книжка зберігається у головного бухгалтера під ключем, а корінці оплачених і зіпсованих чеків (а також самі зіпсовані чеки) повинні зберігатися чекодавцем не менше трьох років.
Заповнюється чек тільки від руки (кульковою ручкою або чорнилом) і одним почерком (тобто однією людиною).
Заповнюючи лицьову сторону слід уникати помилок і помарок, оскільки в даному випадку чек буде вважатися недійсним. Зіпсовані бланки повинні залишатися в чековою книжкою, підклеює до корінця і погашатися написом "Зіпсований".
Найменування чекодавця, тобто власника розрахункового рахунку і чекової книжки, і номер його рахунку проставляються при отриманні книжки в банку від руки або відбитком штампа організації одночасно на всіх чеках.
У рядку "Чек. На." Вказується сума (цифрами), на яку він виписується. При цьому вільні місця попереду і після суми карбованців повинні бути прокреслені двома лініями.
У наступному рядку вказуються місце (в деяких банках вже буває заповнене) і дата видачі чека. При цьому дата видачі вказується наступним чином: число (цифрами), місяць (прописом) і рік (цифрами).
Після слова "Заплатіть" вписуються прізвище, ім'я та по батькові касира (співробітника), на якого видається чек, в давальному відмінку, а вільне місце прокреслюється двома лініями.
отримання чекової книжки
У наступному рядку вказується прописом сума, яку слід одержати за чеком. Сума прописується в рядку без відступів (від самого краю) і з великої літери, вільне місце прокреслюється двома лініями. Відступ навіть на кілька міліметрів не допускається. Слово "рублів" має зазначатися слідом за сумою прописом без залишення вільного місця. Якщо цифрами сума в чеку була написана з використанням прочерку в графі для копійок, то запис суми прописом закінчується словом "рублів". Якщо використовувалося позначення "00 копійок", то його слід застосовувати в сумі словами: "Сімнадцять тисяч чотириста гривень 00 копійок".
Чек підписують співробітники організації-чекодавця, що мають право першого та другого підпису, обов'язково чорнилом або кульковою ручкою.
Прізвища та підписи цих співробітників повинні бути зафіксовані в "Картці із зразками підписів і відбитка печатки". Зазвичай перший підпис належить керівнику організації як розпоряднику кредитів, а друга - головному бухгалтеру. Щоб не припиняти фінансову діяльність підприємства в їх відсутність, можна вказати в картці по дві перших і два друга підписи. наприклад:
Перша підпис - директор, зам. директора.
Другий підпис - головний бухгалтер, зам. головного бухгалтера.
У лівому нижньому куті лицьового боку чека ставиться печатка організації, відбиток якої також зафіксований в картці. Друк не повинна заходити за межі призначеного ділянки.
На зворотному боці в таблиці вказуються цілі витрати одержуваних коштів (у вигляді відповідних їм символів), а також ставляться підписи співробітників організації-чекодавця (мають на те право). Далі слід підпис касира (отримувача коштів) про отримання на руки зазначеної в цьому чеку суми.
чекової книжки
Нижня частина зворотного боку призначена для проставлення відміток, що засвідчують особу одержувача. Бухгалтер, який виписує чек, вписує у відповідні рядки паспортні дані особи, якій довірено отримувати гроші за цим чеком у видатковій касі операційного відділу банку.
Місце під нижньою горизонтальною лінією служить для позначок працівників банку з перевірки, розпорядження про оплату і безпосередньо оплату готівки через видаткову касу операційного відділу банку.
Корінець залишається у чековій книжці, будучи підтвердженням використання чека на певну суму. Лицьова сторона корінця заповнюється при видачі документа на руки касирові організації.
На ній вказуються:
- сума до отримання готівкою в банку;
- дата видачі чека касиру;
- прізвище та ініціали касира (одержувача грошових коштів).
Лицьова сторона корінця повинна бути підписана першим і другим підписом співробітників організації-чекодавця, а також касиром одержувачем, з проставленням дати отримання.
Касир пред'являє заповнений чек операціоністу банку, який перевіряє його достовірність (правильність оформлення). Якщо зауважень щодо оформлення немає, операціоніст вирізає контрольну марку в правому верхньому кутку і віддає її одержувачу, а сам чек передає для оплати в касу банку.
Одержувач грошей пред'являє касиру банку документ, що засвідчує особу, віддає контрольну марку і називає загальну суму до отримання.
Касир банку звіряє названу суму з зазначеної в чеку. Потім приклеює контрольну марку на спеціальне місце на лицьовій стороні чека і видає готівку одержувачу, який, в свою чергу, перевіряє видану суму тут же у видатковій касі банку.
Отримані в банку гроші оприбутковуються в касу організації прибутковим касовим ордером (ПКО), після чого на зворотному боці корінця чека проставляються номер і дата ПКО. Ця відмітка підписується головним бухгалтером.
Особливо слід звернути увагу на два моменти:
- на корінці чека, в ПКО, його квитанції і в касовій книзі повинна бути одна і та ж дата;
- перша і друга підписи на лицьовій і зворотній сторонах чека повинні бути одні й ті ж.