Наказ на відрядження в 2019 році - зразок, про направлення працівника, про продовження
Раніше роботодавці використовували форму № Т-9 і Т-9А. Документ був обов'язковий і використовувався для складання податкової та бухгалтерської звітності. Зараз досить, щоб роботодавець оформив письмовий наказ, вказав відомості про організацію і співробітника.
У наказі існують поля для заповнення відомостей про компанії, вказівки її точних реквізитів. Позначається посаду співробітника, місце поїздки. Одночасно роботодавець проводить розрахунок вартості поїздки або вказує в документі організацію, яка фінансує поїздку співробітника.
Загальні відомості
Роботодавці були звільнені від необхідності оформляти посвідчення про відрядження, готувати службові завдання і спеціальні звіти.
Відпала необхідність вести облік працівників, що відправляються у відрядження.
Рішення про направлення співробітника у відрядження, як і раніше, залишається за керівником компанії. Він встановлює мета, місце і час поїздки.
Після повернення з поїздки працівник повинен скласти авансовий звіт і прикласти до нього документи:
- про витрати на проїзд, харчування;
- про оренду житла або проживання в готельних номерах;
- про транспортні витрати.
Законодавство
направлення працівника
У відрядження можуть бути направлені співробітники незалежно від сфери діяльності. Можливість таких поїздок обговорюється при укладанні трудового договору.
Відрядження може бути передбаченою робочим графіком або викликаної виробничої (службової) необхідністю.
Напрямок оформляється стандартним розпорядженням роботодавця.
оформлення
Відрядження співробітника оформляється розпорядженням, яке повинно бути виконано в письмовому вигляді.
Виготовлення документа можливо за формою, прийнятою роботодавцем.
У формі Т-9 передбачені наступні розділи:
- Найменування роботодавця, код його ОКПО.
- Номер і дата розпорядження.
- ПІБ співробітника, його посада, табельний номер, назва підрозділу, в якому працює працівник.
У документі вказують країну, в яку направляється працівник; конкретний населений пункт, місцезнаходження, відомості про приймаючу сторону.
Працедавець зазначає кількість днів відрядження, позначаючи початкову і кінцеву дату поїздки. Вказується мета, за якою працівник їде в інший населений пункт.
Керівник підприємства вказує джерело витрат на відрядження, веде розрахунки необхідної суми.
Якщо витрати компенсує приймаюча сторона, то суми вважаються як витрати, передані третій стороні.
Як здійснюється оплата відрядження у вихідний день? Дивіться тут.
Для оформлення відрядження необхідні:
- письмове розпорядження роботодавця - Т-9, Т-9А або форми, встановленої в організації;
- паспорт співробітника;
- авансовий звіт .
Додаткові документи залежать від цілей відряджень. Можуть знадобитися письмові дозволи з боку контролюючих організацій, у відомстві якої знаходиться держструктура або бюджетна організація.
Документ може бути оформлене у вільній формі. Не забороняється використовувати стандартні форми наказу (Т-9).
Час оформлення розпорядження залежить від розсуду роботодавця і має укладатися в передбачувані терміни відрядження.
Про продовження
Передбачена можливість внести доповнення в раніше виданий наказ.
Може використовуватися раніше прийнята форма Т-9. Якщо у відрядження направляється група співробітника, то роботодавець має право застосовувати форму Т-9А. Роботодавець може розробити і власну форму наказу.
Як правильно заповнити?
- Документ повинен містити найменування компанії, із зазначенням її організаційно-правової форми. Позначаються коди за ЄДРПОУ та ОКУД.
- Потім вказується номер документа і дата його складання. Далі йде текст наказу «Направити у відрядження ...».
- Позначається ПІБ співробітника, його табельний номер.
- Позначається структурний підрозділ працівника і його посаду.
Роботодавець не зобов'язаний вказувати мету відрядження, так як вона може становити комерційну таємницю.
Терміни відрядження позначаються в індивідуальному порядку і залежать від її цілей.
Роботодавець має право орієнтуватися на терміни та визначати їх відповідно до необхідним комерційним і іншим завданням.
Хто ставить підпис?
У наказі підпис ставить роботодавець і працівник, який відправляється у відрядження, також необхідно позначити розшифровку підпису, вказати дату оформлення документа.
Чи потрібна печатка?
У формі Т-9 місце для друку не передбачено. Але при наявності у організації або ІП друку поставити її необхідно для більшої офіційності документа.
Інформація про накази вписується в реєстраційний журнал обліку, форма якого також може бути розроблена роботодавцем самостійно.
У бланка Т-9 стандартна форма. У ній передбачено мінімум інформації. Документ оформляється шаблонно, в лаконічному стилі.
Роботодавець може оформити наказ з опорою на власну форму. Головне - вказати основні відомості про організацію, роботодавця і працівника.
Бланк наказу на відрядження форми Т-9 тут,
зразок заповнення наказу на відрядження форми Т-9 тут.
Кількість примірників і терміни зберігання
Наказ оформляється в одному екземплярі. Якщо приймаючій стороні необхідні підтвердження повноважень відрядженого співробітника, то примірників може бути більше.
Можливі також копії документів - при проведенні службових, відомчих перевірок і для інших цілей.
Як написати звіт про відрядження? Приклад тут.
Як оплачується відрядження у вихідний день? Подробиці в цій статті.
Термін зберігання наказу становить 75 років. Своєчасно складений наказ про відрядження потрібен для бухгалтерської та податкової звітності.
Його слід оформляти вчасно, щоб позбавити роботодавця від зайвих питань з боку контролюючих органів.