Довідкова система спс
Поняття, призначення та переваги
Ухвалення обґрунтованих рішень в сфері як економіки, так і політики неможливо без володіння достатнім обсягом правової інформації. Особливо гостро ця потреба відчувається в період реформування економічного і політичного устрою. Завдання задоволення потреби в своєчасному наданні необхідного обсягу правової інформації вирішують різні засоби масової інформації (ЗМІ).
У цій області конкурують як традиційні ЗМІ, так і довідково-правові системи (СПС). По-справжньому ефективна СПС може бути створена тільки із застосуванням сучасних інформаційних технологій. Створена таким чином СПС називається комп'ютерної.
Комп'ютерна довідково-правова система - це програмний комплекс, що включає в себе масив правової інформації та інструменти для роботи з ним. Ці інструменти можуть дозволяти проводити пошук документів, формувати добірки документів, виводити документи або їх фрагменти на друк.
Переваги комп'ютерних СПС очевидні. Це і доступність інформації, і зручність роботи з нею. Проблема ж, притаманна таким системам, - недостатня оперативність - може бути вирішена за допомогою глобальної мережі Інтернет.
Огляд ринку СПС вУкаіни
На ринку довідково-правових систем вУкаіни працює велика кількість фірм як розробляють власні програмні комплекси, так і обслуговуючих існуючі. Найбільш відомі такі продукти таких фірм (поданням АТ "Консультант Плюс"):
"Консультант Плюс" (АТ "Консультант Плюс");
"ГАРАНТ" (НПП "Гарант-Сервіс");
"Кодекс" (Центр комп'ютерних розробок).
Системи, створені державними підприємствами для забезпечення потреб у правовій інформації державних відомств:
"Еталон" (НЦПІ при Міністерстві юстиції РФ);
"Система" (НТЦ "Система" при ФАПСИ).
Крім того, на українському ринку представлені такі системи, як:
"ЮСІС" (фірма "Інталекс");
"Референт" (ЗАТ "Референт-Сервіс");
"Юридичний світ" (видавництво "Дело и право");
"Ваше право" і "Юрисконсульт" (фірма "Інформаційні системи і технології");
"1C: Кодекс", "1C: Гарант", "1C: Еталон" (компанія "1C");
"ЗаконодательствоУкаіни" (Асоціація розвитку банківських технологій) і деякі інші.
Різні продукти можуть істотно відрізнятися не тільки за завданнями, що вирішуються з їх допомогою, але і за якістю.
Якість СПС залежить як від якості наданої інформації, так і від якості інструментів, що використовуються для роботи з нею. Застосування найостанніших комп'ютерних технологій не допоможе, якщо в СПС не міститься повної правової інформації або якщо інформація оновлюється з недостатньою періодичністю. І навпаки, СПС, що містить навіть найповнішу і оперативно оновлюється інформацію, не буде достатньо ефективною, якщо не надані якісні інструменти для обробки цієї інформації. Таким чином, основними параметрами, що дозволяють визначити якість змісту інформаційної бази, є:
повнота інформації;
достовірність інформації;
оперативність оновлення інформації.
Параметри, що характеризують якість програмної оболонки:
пошукові можливості системи;
засоби актуалізації інформації;
додаткові сервісні функції.
Основні можливості програмних технологій СПС
Зберігання та обробка великих обсягів правової інформації
Необхідність зберігання і регулярного поновлення великих обсягів інформації накладає на СПС ряд вимог. Ці вимоги пов'язані з потребами як користувачів системи, так і розробників, які виробляють оновлення і юридичну обробку масиву правової інформації. Обсяг щомісячно вводиться і оновлюваної інформації може досягати декількох тисяч документів, що змушує розробників з самого початку створення системи пристосовувати її до таких умов підтримки актуальності інформаційного банку СПС.
Основні пошукові та сервісні можливості
Пошук документів можна умовно розділити на два види:
пошук по реквізитам документів;
пошук по тексту документів.
Пошук за реквізитами документа дозволяє знайти документ з певними датою, номером, випущений певним органом і т. Д. Для підвищення ефективності пошуку умови в такому вигляді пошуку можна поєднувати, задавати інтервали номерів або дат.
Пошук по тексту документів полягає в простому переборі масиву документів та знаходженні серед них тих, які містять слово, задане користувачем. Таким чином, такий пошук дозволяє знайти документи з якоїсь тематики. Недоліком пошуку по тексту є великий шум, тобто попадання в список знайдених документів великого кількість документів, які відповідають запиту, але користувачеві в даний момент не потрібних. Зменшити рівень такого шуму може, мабуть, лише досвід складання запитів до системи.
Багато СПС дозволяють використовувати одночасно пошук і за реквізитами і по тексту документів, що може істотно підвищити ефективність пошуку.
Технології передачі інформації
Доступ користувача до інформації, що зберігається в СПС, може здійснюватися двома способами, кожен з яких має свої переваги і недоліки:
робота з віддаленою базою;
робота з локальною базою.
При роботі з віддаленою базою користувачеві немає необхідності зберігати на своєму комп'ютері дані системи, вони зберігаються на сервері розробника і доступні через мережу. Більшість СПС мають версії, доступні через глобальну мережу Інтернет. Основна перевага роботи з такими версіями полягає в тому, що користувач завжди має доступ до найостаннішими даними. Також при такому підході спрощується процес надання користувачеві безкоштовної демонстраційної версії системи, яка має обмежений набір функцій і документів, але може дати уявлення про систему.
Очевидним недоліком СПС, розташованої на сервері розробника, є неможливість роботи з нею при відсутності зв'язку з сервером, що може бути викликано як перебоями в роботі сервера, наприклад через великої кількості одночасних звернень, так і неполадками в лініях зв'язку. Ще одним мінусом СПС з віддаленим доступом є те, що не всі сервісні функції системи в даний момент можуть бути представлені в такий версії системи.
При роботі з локальною версією цих проблем не існує, але виникає необхідність постійної підтримки інформаційної бази в актуальному стані. Оновлення інформації локальної бази може відбуватися як за допомогою Інтернету, так і за допомогою традиційних носіїв інформації - дискет, компакт-дисків і т. Д.
Папки документів і історія запитів
Для підвищення ефективності роботи користувача йому може бути надана можливість зберігати результати своєї роботи з інформаційною базою. Основні засоби для цього - папки документів і історія запитів.
Папки документів використовуються для формування добірки документів, найбільш часто використовуються конкретним користувачем. Користувач може створювати, перейменовувати і видаляти ці папки.
Якщо пошуковий запит до системи був виконаний, то існує можливість запам'ятати Картку реквізитів, по якій був сформований цей запит. У СПС "Консультант" існує можливість зберігати 100 Карток реквізитів для подальшого звернення до них.
Довідково-правова система "Гарант" Основне меню
Основне меню системи "Гарант" призначено для вибору одного з основних дій з інформаційною базою. Це робота з класифікаторами інформації, пошук документів, оновлення бази. Основне меню має різні види - для Юриста, Експерта, Керівника, Менеджера, Бухгалтера, кожен з яких може бути обраний користувачем. Вони різного набором розділів в інформаційному блоці правової інформації.
Основне меню містить чотири блоки:
блок правової інформації. У цьому блоці міститься повний набір правової інформації. У розділі "Документи" цього блоку містяться всі документи, що зберігаються в використовуваної інформаційної базі;
блок економічної інформації. Цей блок містить інформацію, цікаву насамперед економісту і бухгалтеру. У цей блок включені "Податковий календар", який інформує про терміни платежів, інформація про кількість робочих днів у звітному періоді і т. П .;
блок пошуку. Блок містить різні засоби пошуку документів в інформаційній базі;
блок поновлення. У цьому блоці користувач може отримати статистичну інформацію про використовувану інформаційній базі і при необхідності оновити базу.
Пошук за реквізитами
Такий пошук зазвичай використовується, якщо нам заздалегідь відомі такі реквізити документа, як вид, номер, дата прийняття, орган, який прийняв документ, фрагмент тексту документа і т. П. Умови для пошуку можна об'єднувати логічними операторами. Для подальшого швидкого використання складного запиту він може бути збережений.
Пошук по ситуації
Якщо реквізити документа невідомі, можливий пошук по ситуації. Для пошуку по ситуації використовується словник, складений з ключових (найбільш значущих) слів, що містяться в документах інформаційної бази. Для послідовної конкретизації запиту словник розділений на два рівня - основний і докладний, які представлені у вигляді дерева.
Процес формування запиту під час пошуку по ситуації полягає у виборі ключового слова або слів (у запиті вони будуть з'єднані логічним оператором "АБО").
У поточній версії системи можливо зберегти результати тільки останнього пошуку по ситуації, які, до того ж, губляться при закритті програми.
Списки документів і використання папок
В результаті пошуку будь-якого представленого в системі виду формується список документів, що відповідають запиту. Цей список містить основні реквізити документа і може бути по ним відсортований. Списки, отримані в результаті пошуку, можна зберегти в папці для подальшого звернення до них. В системі "Гарант" реалізована багаторівнева система папок, до яких, до того ж, можна застосовувати операції об'єднання і перетину. Папки, сформовані користувачем, зберігаються після закриття програми.
28. Довідкова правова система СПС. пошукові можливості СПС.
Довідкова правова система (УПС) - це програмний комплекс, що складається з масиву інформації та інструментів, що дозволяють з нею працювати: проводити пошук і переглядати окремі фрагменти тексту або формувати і виводити на друк збірки документів. Ми вже писали про переваги СПС, але на ринку програмних продуктів величезна кількість пропозицій. На якому ж зупинитися? Один з вирішальних моментів - зручність пошуку. Зазвичай він здійснюється за реквізитами і окремим словами документа або за класифікаторами.
Найнадійнішим способом являетсяпоіск за реквізитами. коли документ визначається за номером, виду, яка прийняла органу, дату затвердження і т.д. Швидше за все отримати відповідь, знаючи номер документа. Тоді, можливо, інші дані і не будуть потрібні. Наприклад, шукаємо лист МінфінаУкаіни "Про облік різниці між сумами єдиного і мінімального податку при УСН". Вводимо в поле його номер: 03-11-04 / 2/93. СПС відобразить єдиний документ - наш лист. Але точні реквізити відомі не завжди, і тоді вдаються до інших способів.
Текстовий пошук складається у відборі з усього масиву документів тих, де зустрічається задане слово. Нехай ми хочемо знайти все той же лист, знаючи лише назва. У потрібному полі набираємо "різниця між сумами єдиного і мінімального податків". СПС вибудує вже цілий список, і якщо пошук організований правильно, спочатку будуть приведені документи з точно відтвореної фразою.
Компанія "Гарант", постійно вдосконалюючи свою систему, пропонує нові можливості. Одна з її останніх версій - "Платформа F 1 Турбо".
Швидкість пошуку в новій версії зросла в 200 разів, тобто будь-який запит обробляється практично миттєво, будь то окреме слово, словосполучення або ціла фраза. У будь-якому випадку результат видається практично миттєво.
Ще одна зміна - сортування документів: першими в списку стоять ті, що найбільш точно відповідають запиту. Удосконалено і зовнішній вигляд системи. Так, в картці запиту (в режимі "Пошук за реквізитами") поля для контекстного пошуку виділені вгорі в окрему групу.
Таким чином, нова версія "Платформа F 1 Турбо" системи ГАРАНТ дозволяє отримати необхідний матеріал, витрачаючи мінімум зусиль.
Файлова система являє собою сукупність засобів операційної системи, що забезпечують виконання операцій пошуку і введення-виведення даних. Організація файлової системи - одна з найважливіших функцій операційної системи.
Файл - це упорядкований певним чином набір записів (елементів інформації), що розміщується на зовнішніх запам'ятовуючих пристроях і розглянутий при зберіганні і обробці як єдине ціле. Кожен файл має ім'я, що складається не більше ніж з 8 символів. Для зручності роботи з файлом зазвичай вказується розширення його імені, яке записується слідом за ім'ям після точки і містить не більше трьох символів. В іменах файлів можна використовувати букви латинського алфавіту, цифри і спеціальні знаки, наявні на клавіатурі: - @ #% і ін. Прогалини, тобто порожні позиції, в імені заборонені.
Приклади імен файлів:
primer.txt, primer.bak, ar_15.pas, win25a.exe, me.com.
Розширення імені зазвичай вказує на тип зберігаються в файлі даних. Розширення .exe і .com присвоюються файлів, що містять програми, готові до виконання. Розширення .txt вказує на те, що файл зберігає текст.
Деякі розширення можуть бути строго визначені, і про це зазначається в інструкції до програмного забезпечення. Наприклад, програми на мові Паскаль повинні мати розширення .pas. на мові Фортран - .for.
В операційній системі MS-DOS прийняті розширення:
.exe, com - готові до виконання програми;
.bak - страхувальна копія файлу;
.bat - командний файл.
Якщо користувач сам створює файл, то він придумує ім'я файлу і додає відповідне розширення.
Імена файлів відображаються на екрані малими літерами. Набирати їх на клавіатурі можна як малими, так і великими літерами.
Імена файлів реєструються в каталозі - змісті файлів. Каталог, іноді званий Директорією або довідником, доступний користувачеві через командний мову операційної системи - його можна переглядати, перейменовувати зареєстровані в ньому файли, переносити їх вміст на нове місце і видаляти. Каталог може мати власне ім'я, що складається з не більше ніж 8 символів, і зберігатися в іншому каталозі разом із звичайними файлами; так утворюються ієрархічні файлові структури.