Практика бізнесу правила успішного спілкування з ревізором

Як правильно зустрічати інспекторів з різних організацій

Одна з головних проблем українських підприємців - несподівано нагрянула інспектор з черговою перевіркою. Звичайно, уряд намагається пом'якшити ситуацію, наприклад, зобов'язавши відповідні організації публікувати в інтернеті графік перевірок. Крім того, було різко знижено кількість позапланових перевірок. Однак все це не позбавило інспекторів від нелюбові бізнесменів. Але, найчастіше, перевірка не така страшна, як здається. Головне, відповідне до неї підготуватися і зустріти інспекторів у всеозброєнні. А як це зробити, ми зараз і розповімо.

Отже, до вас прийшли представники Росспоживнагляду. Що ж чекати підприємцю від цих суворих людей? Зазвичай вони перевіряють те, як організація дотримується права споживачів, або санітарні правила і норми.

Як і будь-які ревізори, люди з Росспоживнагляду можуть зажадати від вас відповідну документацію, але лише відноситься до їхньої сфери відповідальності. Її, звичайно ж, треба надати в оригіналі, але ось з собою інспектор може забрати лише копії.

Можна і відмовити інспектору у пред'явленні необхідних їм документів. Але це буде занесено в протокол, а в подальшому розцінено, як відсутність необхідних документів. Наслідки такого формулювання для компанії можуть бути непередбачуваними.

Потрібно пам'ятати і про позапланові перевірки з боку Росспоживнагляду. В цьому випадку інспектор може проводити перевірку як самостійно, так і в присутності співробітника аудиту. Але він повинен в будь-якому випадку проінформувати про майбутню позапланову перевірку керівника об'єкта аудиту або індивідуального підприємця.

Товариства захисту прав споживачів

Мабуть, перевірки подібних громадських організацій найбільш незручні бізнесу. Справа в тому, що порядок їх проведення не описаний в законодавстві, так що у відповідних контролерів, часом, з'являється практично необмежена свобода дій.

Але не будемо про погане і розберемося, що має право перевіряти подібні структури. А перевіряють вони наступне: «дотримання прав споживачів та правил торговельного, побутового та інших видів обслуговування споживачів, складати акти про виявлені порушення прав споживачів ...».

Всередині магазину на видному місці повинні знаходитися свідоцтво про державну реєстрацію підприємця, чинна редакція закону «Про захист прав споживачів», «Правила продажу окремих видів товарів», книга відгуків та пропозицій. Остання може і не бути на виду, але повинна видаватися покупцеві на першу вимогу.

Крім того, в магазині обов'язково повинна бути інформація про товари, або роботах і послугах. До неї відносяться:

Інспекція з охорони праці

Інспекція з охорони праці стежить за умовами, в яких працюють співробітники підприємства, а також звертає увагу на трудові відносини і охорону праці. Якщо інспектор знаходить будь-які порушення в зоні свій відповідальності, то він видає розпорядження про їх усунення та притягнення до відповідальності винних у ситуації, що склалася. Що важливо, інспектор повинен поговорити як з роботодавцем, так і з працівниками, щоб проаналізувати і виявити обставини і причини виявлених порушень.

Багато підприємців дуже недолюблюють інспекторів з охорони праці. При цьому організації, де робота побудована за всіма правилами, а співробітники оформляються без порушень, боятися трудінспекторов абсолютно не через чого. Ну а щоб всі могли запросто спілкуватися з ревізорами з цього відомства, потрібно дотримуватися нехитрих правил. Головне з них - підготувати до візиту інспектора наступне:

- установчі документи;
- колективний договір;
- положення про преміювання і про надбавки;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- трудові договори працівників;
- штатний розклад;
- табель обліку робочого часу і розрахунку зарплати;
- розрахункові і лікарняні листи;
- графіки відпусток, особисті картки співробітників;
- накази по персоналу;
- трудові книжки;
- книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них;
- інструкції з охорони праці;
- документи, що підтверджують проходження працівниками навчання, медоглядів;
- журнал інструктажу з техніки безпеки.

Відзначимо, що представник інспекції з охорони праці може поговорити з будь-яким співробітником організації. Але не варто дозволяти йому це робити занадто довго, так як працівник, сам того не бажаючи, може випадково зронити фразу, яка дасть ревізору привід для проведення «перевірки з пристрастю». До речі, керівник підприємства може бути присутнім при подібних розмовах і відповідати на ряд питань інспектора.

Державний пожежний нагляд

Даний наглядовий орган перевіряє, як підприємець дотримується правил пожежної безпеки. Складність в тому, що документів з відповідними вимогами понад півтори тисячі, і всі вони діють! Але в першу чергу пожежний інспектор вимагає у перевіреній організації наказ керівника та інструкцію про заходи пожежної безпеки.

Наказ описує клас пожежної небезпеки об'єкта, вказує відповідальних за пожежний стан, шляхи та напрямки евакуації людей і багато іншого. В інструкції про заходи пожежної безпеки повинні бути вказані порядок утримання території, будівель, споруд і приміщень.

Як і трудовий інспектор, ревізор від протипожежної служби може говорити з будь-яким співробітником підприємства. Однак цього краще не допускати, і керівнику підприємства, або іншій відповідальній особі, рекомендується особисто спілкуватися з інспектором.

Але перш ніж чекати ревізора, необхідно відвідати територіальну службу МНС, щоб встановити взаємовідносини з протипожежної службою. Звичайно, можна лише відправити в МНС повідомну лист, але такий метод не найкращий. По-перше, він чреватий довгим очікуванням. По-друге, через три дні після отримання відповіді від МНС будьте готові до позапланової перевірки. Ну а якщо ви вирішили взагалі проігнорувати цю інспекцію, то знайте, що рано чи пізно вона до вас обов'язково з'явиться, і тоді штраф вам точно забезпечений.

Але не будемо про сумне. Отже, ви вирішили не випробовувати долю і вирушили в службу МНС, щоб заявити про свою організацію. Співробітники МНС повинні будуть уточнити вам такі моменти:

Федеральна міграційна служба

Відразу відзначимо, що плановий візит інспекторів ФМС загрожує далеко не всім організаціям. Такі перевірки міграційна служба проводить лише в тих компаніях, які отримали квоти на залучення іноземної робочої сили. Але від позапланових перевірок не застрахований ніхто. Інспектори можуть, наприклад, на основі скарг населення несподівано приїхати з перевіркою на об'єкти, де традиційно використовуються іноземні робітники. Це, зокрема, будівництва, ринки, точки громадського харчування.

Щоб успішно пережити перевірку з боку ФМС, необхідно пред'явити інспектору трудові договори і дозвіл на залучення іноземної робочої сили. При цьому у працівника повинні бути документи, що засвідчують особу, а також підтверджують законність його перебування на терріторііУкаіни і підтверджують право на трудову діяльність.

Ну і закінчимо цей матеріал кількома порадами, якими не варто нехтувати при візиті будь-якого ревізора. По-перше, попросіть співробітника чітко і голосно представитися. По-друге, уважно ознайомтеся з його службовим посвідченням, а краще зніміть з нього копію або перепишіть всі дані. По-третє, уточніть в перевіряє організації, чи дійсно у них працює такий співробітник і чи повинен він проводити у вас перевірку.

Ці три нехитрих кроку дозволять підприємцю захистити себе від шахраїв, які часто маскуються, наприклад, під інспекторів з охорони праці. Адже якщо ви не розкриєте такого псевдо-ревізора, то результат перевірки може бути дуже сумним.