Первинна нерухомість »по факсу або електронною поштою - інститут професійних бухгалтерів московського регіону
«Первинка» по факсу або електронною поштою
К.Г. Зав'ялов, Е.Н. Корольова. експерти служби Правового консалтингу ГАРАНТ
Для оплати виконаних робіт підрядник передав первинні облікові документи по факсу (електронною поштою). Через об'єктивні причини на отримання оригіналів документів може піти більше місяця. Чи можливо прийняти до бухгалтерського обліку документи, отримані по факсу або електронною поштою?
Згідно з пунктом 2 статті 9 Закону № 129-ФЗ, первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, або якщо вони містять всі необхідні реквізити, а саме:
Як бачимо, Закон № 129-ФЗ формально не містить заборони на використання в якості виправдувального документа його копії. У той же час з викладеного випливає, що первинний документ повинен містити особистий підпис особи, відповідальної за здійснення господарської операції і правильність її оформлення.
У пункті 7 статті 9 Закону № 129-ФЗ первинні облікові документи можуть складатися в тому числі і на машинних носіях інформації. В останньому випадку організація зобов'язана виготовляти власним коштом копії таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій.
У свою чергу, завірена копія документа - копія документа, на якій відповідно до встановленого порядку проставляють необхідні реквізити, що надають їй юридичну силу (подп. 30 п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).
- заверительную напис - «Мабуть»;
- посада особи, яка засвідчує копію;
- особистий підпис;
- розшифрування підпису (ініціали, прізвище);
- дату засвідчення.
Допускається копію документа завіряти печаткою, яка визначається за рішенням організації.
У зв'язку з цим вважаємо, що факсимільну копію, а також документ, переданий по електронних каналах зв'язку, можуть бути прийняті до бухгалтерського обліку лише за умови запевнення підрядником відповідності цих копій оригіналу в установленому чинним законодавством порядку, що в даному випадку не відбувається.
Без такого запевнення документ, отриманий по факсу, а так само як отриманий по електронних каналах зв'язку, не може бути прийнятий до бухгалтерського обліку в якості первинного документа.
З зазначеного листа МінфінаУкаіни слід, що отримані організацією по факсу або за допомогою Інтернету документи можуть використовуватися, наприклад, для оперативного прийняття того чи іншого рішення. Однак для цілей бухгалтерського обліку необхідно отримати від контрагента оригінали документів.